Excel, Xlwing, Zapier – 如何使用Excel、Xlwing和Zapier來協同不同部門 – 在今天的世界，技術已經使得部門之間的協作和資訊共用變得更加容易。利用像Excel、Xlwing和Zapier這樣的工具可以幫助簡化這個過程。在以下的內容，我們將為您提供如何使用這些工具來優化您的部門效率的逐步說明。
大綱
1) 基本步驟 (實行)
步驟1：創建業務流程和控制流程圖
要開始使用，我們建議使用diagram.io創建業務流程和控制流程圖。這將説明您視覺化需要採取的步驟和不同部門之間的聯繫。
步驟2：使用Excel作為存儲表格
一旦您擁有了業務流程和控制流程圖，您將需要使用Excel作為存儲表格。為需要參與流程的每個部門創建一個新的工作表。在每個工作表中，創建將用於存儲必要資料的列。
步驟3：通過Xlwing創建GUI
在創建存儲表後，現在是時候通過Xlwing創建圖形化使用者介面（GUI）了。這將有助於使流程對參與者來說使用者友好且易於導航。
步驟4：創建新的Excel工作表作為輸出
完成前三個步驟後，您可以創建一個新的Excel工作表作為輸出。此表格可用作發票或任何其他類型的輸出，您的部門需要什麼就可以用什麼。
步驟5：使用Zapier與他人分享
最後，完成上述步驟後，您可以使用Zapier與他人分享資訊。Zapier是一種工具，允許您自動化不同應用程式之間的任務。您可以使用Zapier通過電子郵件、通信工具、短信或任何方便您部門的方法分享資訊。
2) 基本步驟 (Python Code)
例子: 製作簡單版面
#Tkinter
import tkinter as tk
root = tk.Tk()
# Create a label
label = tk.Label(root, text=""Name"")
label.pack()
# Create an entry box
entry = tk.Entry(root)
entry.pack()
# Create a submit button
submit = tk.Button(root, text=""Submit"")
submit.pack()
root.mainloop()
例子: 用xlwng來讀取Excel File, 新增, 更改, 刪除Cell
#importing the necessary libraries
import pandas as pd
#reading the excel file
df = pd.read_excel('filename.xlsx')
#inserting the cell value
df.loc[0, 'column_name'] = 'value'
#modifying the cell value
df.loc[0, 'column_name'] = 'new_value'
#deleting the cell value
df.loc[0, 'column_name'] = None
3) 應用至各不同部門
- 公司系統要多複雜, 要多簡單有多簡單.
- 所有事情以最基本為始, 之後再增加, 清淅的流程, 準確的基礎, 才可一部一部地建立系統
會計
- Process: 製作整個會計流程的圖表, 把它們分割至不同的表格.
- Excel: 由最必須, 基本, 低層的表格開如, 如Account code表, 現金管理的日記帳, 與Sales的對帳表, 員工的人工支出表, 倉庫的倉存表等.
- Excel: 然後再進一步發展. 如由人工支出表發展至考勤系統, 由倉存表發展至入貨記錄表, 出貨記錄表等. 而Sales的系統可能要先開發, 因為對帳表需要單據, 出貨等資料流入.
- 日後如要用實作AI Function, 因為xlwing用本身就是Python, 所以可用Panda, Sklearn等.
- Xlwing: 用Xlwing創建一個使用者友好的介面，及與Excel互動, 以便將資料登錄到這個試算表中。
- Xlwing: 資料歸資料, 版面歸版面, 不要把它們加在同一個File。以便日後的系統發展。
- Zapier例子: 用Zapier自動發送發票和接收付款，確保會計部門保持組織和掌握其財務義務。
- Zapier例子: 可用Zapier把員工月薪表用Email發送至員工。
採購
- Process: 製作整個採購流程的圖表, 把它們分割至不同的表格.
- Excel: 用Excel來創建一個主採購訂單試算表，其中包括每個正在購買的物品的細節。然後再進一步發展。
- Xlwing: 用Xlwing創建一個介面，及與Excel互動, 以便將資料登錄到這個試算表中。
- Xlwing: 資料歸資料, 版面歸版面, 不要把它們加在同一個File。以便日後的系統發展。
- Zapier: Zapier還可以用於自動將採購訂單發送給供應商並接收訂單確認的過程，確保採購部門保持組織和掌握其採購義務。
倉庫
- Process: 製作整個倉庫流程的圖表, 把它們分割至不同的表格.
- Excel: 對於倉庫部門，Excel可以用來創建一個主存貨試算表，其中包括倉庫中每個產品的細節。
- Xlwing: 用Xlwing創建一個介面，以便將資料登錄到這個試算表中。
- Xlwing: 資料歸資料, 版面歸版面, 不要把它們加在同一個File。以便日後的系統發展。
- Zapier: 可以用於自動更新庫存水準的過程，確保倉庫部門保持組織和掌握其庫存管理義務。
銷售及市場行銷
- Process: 製作整個銷售及市場行銷流程的圖表, 把它們分割至不同的表格.
- Excel: 當涉及到銷售時，Excel可以用來創建一個主銷售管道試算表，其中包括每個正在進行的交易的細節。
- Excel: 對於市場行銷部門，Excel可以用來創建一個主要的行銷活動試算表，其中包括每個正在進行的活動的細節。
- Xlwing: 用Xlwing創建一個介面，以便將資料登錄到這個試算表中。
- Xlwing: 資料歸資料, 版面歸版面, 不要把它們加在同一個File。以便日後的系統發展。
- Zapier(銷售): Zapier還可以用於自動發送跟進電子郵件和提醒潛在客戶的過程，確保銷售部門保持組織和掌握其銷售義務。
- Zapier(市場行銷): 還可以用於自動發送行銷電子郵件和跟蹤行銷活動指標的過程，確保市場行銷部門保持組織和掌握其行銷義務。
人力資源
- Process: 製作整個人力資源流程的圖表, 把它們分割至不同的表格.
- Excel: 對於人力資源部門，Excel可以用來創建一個主員工資訊試算表，其中包括每個員工的細節。然後可以使用Xlwing創建一個使用者友好的介面，以便將資料登錄到這個試算表中。
- Xlwing: 用Xlwing創建一個介面，以便將資料登錄到這個試算表中。
- Xlwing: 資料歸資料, 版面歸版面, 不要把它們加在同一個File。以便日後的系統發展。
- Zapier還可以用於自動發送員工入職材料和跟蹤員工績效指標的過程，確保人力資源部門保持組織和掌握其員工管理義務。
4) 另一種方法: 用Excel file, Sql Server
- 表格用Excel File, 由於有固定的Cell, 容易Extract
- 把Excel File Upload至固定的Folder
- 用Zapier把資料放進Sql Server
- 讀取用任何一種前端也可, 由Maui, 到Web的Blazor, 再到Excel也可, PowerApp也可, 只要能Connet至Sql Server就可.
5) 不同部門之間的協作
- 銷售部是銷售資金流資料的輸入，而會計部則是銷售資金流的中樞。
- 當銷售部門進行交易時，他們會將銷售金額、付款方式、客戶姓名和其他相關資訊輸入公司內部的資料庫中。
- 這些資料將會被會計部門進一步處理，以確保所有的資金流動都能夠得到適當的記錄和追蹤。
- 因此，會計部門可以被視為銷售資金流的中樞，負責監控和管理公司的資金流動。
- 銷售部是銷售物流資料流的輸入，而會計部是銷售物流資料流的中樞，而運輸部則是最後銷售物流資料流的輸出。
- 當銷售部門接收到客戶的訂單後，他們將會將訂單進一步傳遞給物流部門。物流部門將會處理這些訂單，安排產品的裝運和交付。
- 同時，他們也會將所有的物流相關資訊輸入到公司內部的資料庫中。這些資料將會被會計部門進一步處理，以確保所有的物流資料流動都能夠得到適當的記錄和追蹤。
- 最後，當產品到達客戶手中時，運輸部門將會成為銷售物流資料流的輸出，確保所有產品都已成功交付給客戶。
以上就是我的介紹，您可以使用Excel、Xlwing和Zapier來優化部門效率並改善不同部門之間的協作, 再見。