Notion -如何在各個部門中使用 – 建立部門文件分享, 知識共享, 公司活動放送之分享平台 是一個網上平台, 可讓其用戶以方便快捷建立文件, 處理, 組織文件, 加上AI生成文字, 非常適合人的寫作.
不過今次要講的是組織文件, 公司內部各部門的文件成千上萬, 公開出來的也沒有地方貼, 貼了後也無人看, 我在舊公司工作四年, 看過公司的Notice board沒有十次, 所以對公司的通告不太知情.
還有那一本由我第一日上班到離職那一天都在我手上的那份公司員工章程, 我只看過第一頁, 因為有30頁文字而想看下去, 而我相信大家也一樣, 最多看過五頁, 明天就忘了.
公司活動的照片, 也不會用公司的那一個相片平台下載, 人們都Whatsapp互傳了.
在以往的公司, 員工請款, 請假, 最難的就是找表格, 比找經理批准, 會計同事申請更難.
總之, 公司的東西會放在一定的地方, 分散而難找的地方.
而Notion又如何有用呢?
1) 文件整理: 建立文章後, 容易組織, 只需一Click, 就能建立新文件. 也可把文件直接Drag and drop至開啟中的文件內, 其他合作同事也可以連結下作. 而當你的文件漸多, 也很容易處理, 只需Drag and Drop就可把文件移動至任何一層, 而多層合起來就像一個HTML的文件資料庫, 文件整理的角度來看非常好.
2) 表格整理: 而除了文件外, 也有表格的建立, 有利對於頁面互動, template, third party integrate
3) 公告版: 可選任何一版是公告版, 除公司有公告版外, 各部門也可以有自己的公開頁面及對外的公開情報, 資訊, 文件的板面, 方便各部門合作.
4) 員工在公司內資料Share: 如員工姓名, 部門, 公司電話等與工作有關的資料可分享.
5) 知識分享: 建立知識平台, 對內對外分享
6) 隨時分享各文件, 頁面: 一Click share, 可選分享對象.
7) 向下指示, 向上報告: 上及對下級放工作安排, 上級做完後向上級報告. Senior作出文件框下, 下級完成
8) 部門內部文件庫: 做完文件後, 需要公開的放上去, 讓大家也知道, 同時, 也減低了員工失文件, 壞機, 離識的風險. 第二, 不用放上Cloud, NAS, 開Server Folder Path共用文件, 硬件不用管. 第三, 文件移動非常容易, 比起FOLDER移動. 第四, 可在文件上下方加入文字, 說明用途, 需知.
9) 可以內部分享, 更進一步Share至其他部門: 例如人事部門向其他部門請求員工考核表以作升職加薪之用, 加上其他的日常工作報告令經理說法有根有據.
注意事項
越多部門, 同事用, 協同效應越大, 流量大, 多人用, 自然旺.
以下為部門的應用案例
對外文件 – 人事部門
公司員工章程 – 活化百年文物: 公司章程一向無人看, 只是有需要時才拿來找找. 而Notion平台可幫助人事部把一般常用的, 因時需要的章程抽出來, 向員工提醒, 解釋, 減少誤會
一般申請文件: 如請假單之下載, 人事部非常多, 人事部不用處理印文件, 入Database, 只集中在批核方面, 非常方便.
類似各部門人員的公司電話紙類: 這一張放在每個人枱頭, 要找事不時不見了, 就是被文件壓往, 總之就要花時間找的紙, 找到後電話可能又改了. 現在用Notion就能搞定.
公司通告: 把文件, 文章的樮題放在第一頁, 令人容易看到, 用前不需Print, 用後不需拆.
活動: 如入職新人之迎新活動, 離職舊人之告別活動, 令大家都可知道.
公司活動放送 – 春茗, 公司旅行, 生日會, 周年活動, 分享圖片.
其他部門的對外文件
會計部: 員工請款文件及其程序:
會計部: 更改員工工資入數戶口及其程序
會計部: 費用報銷單及其程序
會計部: 項目之費用預算表
採購部: 採購申請表
IT部: 申請更新電腦, 軟硬件之申請表格
IT部: WIFI之申請
各部門對內文件
員工每日工作表
員工每日工作會報
支出報表
員工考核表