流程化程序 – 準備, 計劃至實作, 以倉庫為流水化倉存案例, diagram.net介紹.
大綱:
以倉庫為例
第一部: 了解你的倉庫
第二部: 建立Logic
– 整理空間
-入數恒常化
第三部: 建立Data Flow
第四部: 實作前問題
第五部: diagram.net之應用
第一部: 了解你的倉庫
倉庫問題: 小公司的倉庫出入一向有三大問題.
一, 倉存部門執行意願低, 原因一為系統難用, 二來登記問題, 有時公司非常急要出貨, 其他部門人員說要就要, 說日後再補, 結果大家都有工作做, 忘記了.
二, 倉庫表不準確, 給錯資料予同事.
三, 貨存在深處, 例如貨物放在一堆, 入貨時正常來說也是放面, 前排, 結果後排的重來未用, 再至過期.
各人員需求: 同時也需要一下各人員的需求.
一, 老闆, 經理要求貨倉的貨物表準確, 記錄不多不少, 確保資源不浪費.
二, Sales要求即時查到貨, 能及時供貨給客戶.
三, 倉同事大多為勞力者, 不善長(或不意願)電腦操作, 而貨物的搬運用了他們不少氣力, 如果倉表不全, 老闡要再他們點一次, 他們會非常辛苦(要搬出搬入). 這種情況有如經理叫IT人員把現有系統整頓一次, 分別只為一個用手, 一個用腦.
四, (其他的部門如生產部, 採購部也可有關連, 但有時間再才寫)
要素: 不同公司的倉庫各有不同, 有些存貴價貨, 有些存平價貨, 有些是以件計, 有些是以升計, 有些倉有架, 有些一地只放一板. 各有不同亦太多.
所以閣下必須了解你的貨類, 及倉. 下面會以三個常用要素為例,
一, 入貨日期 VS 過期日,
二, 貴價貨 VS 平價貨處理,
三, 大件貨 VS 小件貨
第二部: 建立Logic
1) 整理空間 – 劃分地區, 地段, 出貨援充點 – 如A區3號架第五架. 再建立存放Logic. 以下為一些例子:
如最簡單的, 根據不同的目的分類放置至各區.
如存貨的特點大重/小輕類, 就可以加上常用/不常用來放置. 把重而常用的放置在近出貨援充點, 以減少移動.
如存貨的特點有過期日, 就可把貨品以左新右舊放在架格內, 以最少的移動逹成.
如存資為貴價貨, 有沒有需要建立特別的空間, 特定的處理員來處理, 例如有鎖的架格, 房間等.
2) 入數恒常化 – 建立流程
貨庫就像一個水池, 有容量, 有出有入, 而流程就在其中.
入貨: 先要了解入貨的情景, 如從供應商入貨, 客戶退貨, 再了解當中情況以及各方需要.
處理程序: 當中有多少目標是公司想倉庫達到, 如倉準確, 倉存及時, 倉存最小化, 容易出貨, 不失貴重物等. 了解後作建立流程工作, 要求倉員跟隨.
出貨: 了解出的情況有多少, 如送貨交貨, 客戶自取, 舊品回收, 失效物棄置. 不能忘記/搞錯出貨日期, 送多送少數量.
第三部: 建立Data Flow
出入原則
1) 盡量令倉員不用Input, 令其專注出入貨
2) 建議放置地方, 盡量令不用找, 例如找地方
3) 建議優先出貨物品
4) 出入都要控制, 以確保倉存及記錄
實行
1) 在入方面: 先決定有沒有必要建立入貨單 (當然不用再輸入一次, 以流入入貨部門輸入的資料, 例如採購單).
在收貨時, 倉員需不需要存證, 如用APP拍下貨物相片, 及供應商出貨單.
而APP會自行記錄入貨時間, MEMO輸入可以用語音文字等,
再從採購單流入資料, 選擇當中的巳入貨內容, 加入點貨Checkbox等工作程序, 而生成入貨單.
而為何有條件的話, 要援充區呢?
第一, 貨物直接到放置地區, 容易放錯. 在入貨時, 手忙而累, 很難分心用心去想放好一件東西.
第二, 入貨要有工作程序, 要有空間時間去做, 如Check貨等.
第三, 出貨的外來工人有他們的工作目標, 責任, 大多很忙, 又或想休息下, 大多想送完就走, 導致流程急, 我方受壓不好做, 易出錯.
2) 處理貨物: 巳有的入貨貨物列表中, 可以增加以下功能:
第一, App自動建議放置地點, 一方面不需要倉員去想不用去找, 一方面不用倉員去再輸入位置. 如果建議無用, 倉員自行另放地方.
第二, 在架中最好也編上條碼或Barcode, 讓倉員在架貼上. 日後用App照一照, 一來可確定巳上架, 二來不用再輸入. 至於左手拿貨, 右手用APP, 不是很麻煩嗎, 有一些建議可令他們好過一點, 如散貨的話用推的一層一層的車, 把貨放在車中, 只需要推.
3) 至於選貨出貨也同樣原理.
4) 不失貴重物: 貴重物的出入可能要特別處理, 在電腦Data中, 可以一件一列Data, 給一個Unique code. 出入都需用App每件照Barcode, 每幾件貨, 如入一箱, 便拍一張相等.
5) 中間流程: 倉存及時, 倉存最小化: 會在另一Chapter說.
第四部: 實作前問題
實作不會以一步一步地教. 作為IT人, 正常來說會做Search, ChatGPT下, 而當中的內容自然會明白及能完成. 以一個常用例子, 再講講大概做的方法:
要決定:
- 用甚麼Frontend, 要不要Coding
- 用甚麼Data source? Sql server, google sheet, excel?
- 想簡化Process, 還是一個堅固的Process
- 用不用安全考慮
要做項目:
- 製作App, 可以Coding或不Coding
- 把其他部門Data流入至Inventory的Data storage中, 不用重覆Input
- 定下收貨單, 根據公司定下的收貨Process, 加入List Box, 同時把相Upload至Storage中
- 按下確定後, 定下確定頁, 把Data傳至Storage中, 如果公司巳存系統, 有API的話, 看看可否與現有的系統合成.
- 根據地區劃分生成Barcode, 如何用APP照Barcode後, 更新至Datasouce中
- 如何用Pre-trained Model 做到倉存及時, 倉存最小化
- 根據倉存放置Logic, 作一些簡單的Filter巳能得出建議放置地方
- 根據倉存優先出貨Logic, 作一些簡單的Filter巳能得建議優先出貨物品
- 製作出入歷史記錄
- 在APP下, 根據用戶的身份, Permission下看資料
第五部: diagram.net之應用
diagram.net是一個免費的線上工具，它可以幫助用戶創建各種類型的流程圖，包括業務流程圖和控制流程圖。下面是一步一步地指導，如何使用diagram.io創建這些類型的流程圖。
步驟1：打開diagram.net
首先，打開diagram.net網站。在主頁上，你將看到一個“創建新繪圖”按鈕。點擊它，將跳轉到新建檔頁面。
步驟2：選擇流程圖類型
在新建檔頁面上，你將看到一個“選擇流程圖類型”的選項。點擊它，將顯示一個下拉式功能表，其中包括各種類型的流程圖。選擇“業務流程圖”或“控制流程圖”，根據需要創建相應類型的流程圖。
步驟3：添加流程步驟
在選擇流程圖類型後，你將看到一個空白的畫布。從左側的工具列中選擇適當的形狀，例如矩形或圓形，然後將其拖動到畫布上。在形狀中輸入你想要的文本，例如“步驟1”，“步驟2”等。
步驟4：連接步驟
選擇一個步驟形狀，然後從它的邊緣拖動一條線連接到另一個步驟形狀。你也可以在兩個步驟之間添加箭頭，以指示流程的方向。
步驟5：添加細節
你可以在步驟形狀中添加更多的細節，例如文字方塊、圖片或連結。這可以説明解釋流程中每個步驟的細節。
步驟6：保存和分享
完成流程圖後，你可以保存它並分享給其他人。按一下工具列中的“保存”按鈕，將彈出一個對話方塊，要求你輸入檔案名和描述。完成後，按一下“保存”按鈕即可。
以上是使用diagram.net創建業務流程和控制流程圖的步驟。使用這個線上工具可以輕鬆地創建清晰的流程圖，並與其他人分享。